1.Szczególna procedura rezygnacji z funkcji członka zarządu

Ustawodawca wprowadził od 1 marca szczególną procedurę rezygnacji z funkcji członka zarządu przez jedynego członka zarządu, ostatniego członka zarządu oraz wszystkich członków zarządu równocześnie w spółce z o.o. i akcyjnej.

W związku z niejasną sytuacją prawną skutków takiej rezygnacji przyjęto tu następujące reguły:

• rezygnujący członek zarządu składa oświadczenie o rezygnacji wszystkim wspólnikom (w dowolnej formie),
• wraz z oświadczeniem o rezygnacji rezygnujący członek zarządu ma obowiązek zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników,
• rezygnacja staje się skuteczna z dniem następującym po dniu, w którym miało się odbyć zwoływane zgromadzenie, bez względu, czy doszło ono do skutku.

Dzięki temu mechanizmowi wspólnicy, zawiadomieni o terminie zgromadzenia, mają szansę na podjęcie niezbędnych przygotowań, w tym na wskazanie ewentualnych kandydatów na nowego członka (bądź nowych członków) zarządu. Rozwiązanie to zabezpiecza więc interesy spółki oraz zapewnia jej ciągłość działania, jednocześnie nie ograniczając uprawnienia członka zarządu do rezygnacji z wykonywanej funkcji (art. 202 § 6 k.s.h.).

Przy tym, ponieważ zgromadzenie zwołuje się co najmniej dwa tygodnie przed jego terminem (zob. art. 238 k.s.h.), to od wysłania zaproszeń do skutecznej rezygnacji miną co najmniej dwa tygodnie.

W spółkach akcyjnych, w których funkcjonuje rada nadzorcza, rezygnację należy złożyć co do zasady radzie nadzorczej. Dopiero gdy ta nie działa, obowiązuje procedura analogiczna do opisanej dla spółek z o.o.

2.Profil Zaufany umożliwia podpisanie e-sprawozdania

Każdy kto chce wysłać dowolny dokument do urzędu, nie musi inwestować w kopertę i znaczek. Może to zrobić elektronicznie – i nie chodzi tu wcale o popularne pismo ogólne. Ministerstwo Cyfryzacji stworzyło nowe, proste rozwiązanie. Dzięki niemu można podpisać dokument Profilem Zaufanym, a później wysłać go choćby mailem. O czym mowa? O „podpisywarce”.

Profil Zaufany to darmowe narzędzie, które służy do załatwiania spraw urzędowych. Teraz zyskał jeszcze jedną funkcję – dzięki niemu można podpisać elektronicznie dowolny dokument. Jest to szczególnie ważne dla organizacji takich jak np. stowarzyszenia, czy inne organizacje pozarządowe, które do końca marca, drogą elektroniczną powinny złożyć sprawozdania finansowe.

– Dokumenty te powinni podpisać wszyscy członkowie zarządu i główny księgowy. Aby to zrobić, jeszcze niedawno, wszyscy musieli mieć płatne podpisy kwalifikowane. Dla wielu z tych organizacji to ogromne koszty– mówi minister cyfryzacji Marek Zagórski. – Teraz nie ma już takiej potrzeby. Do złożenia podpisu elektronicznego wystarczy darmowy Profil Zaufany. Dzięki „podpisywarce” jeden dokument może podpisać dowolna liczba osób – dodaje szef Ministerstwa Cyfryzacji.

„Podpisywarka” – gdzie ją znaleźć?

Aby skorzystać z tej możliwości, wystarczy wejść na portale gov.pl lub obywatel.gov.pl  i wybrać usługę „Podpisz dokument elektronicznie” – to bardziej formalna nazwa „podpisywarki”.

Aby móc skorzystać z „podpisywarki” trzeba mieć Profil Zaufany. Ma go już prawie 3,1 mln Polaków.

Jeśli nie należysz do tej grupy, sprawdź jak to zmienić.

„Podpisywarka” – jak to działa?

Kiedy znajdziesz się już w „podpisywarce” i zapoznasz się z informacją, kliknij niebieski przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument”. Po zalogowaniu się Profilem Zaufanym, możesz się zabrać za elektroniczne podpisanie dokumentu, który masz do wysłania. Ale możesz też sprawdzić, czy inne osoby prawidłowo podpisały już dokument, który wysłały Ci np. mailem, a także zobaczyć podpisane już przez nie dokumenty.

Jak podpisać dokument?

To bardzo proste. Po zalogowaniu w „podpisywarce” najpierw – z dysku na swoim komputerze – należy wybrać dokument do podpisania i kliknąć niebieski przycisk „Wybierz dokument z dysku”. Następnie należy wybrać odpowiedni plik, który chcemy podpisać. Jeśli pojawi się komunikat „dokument został poprawnie dodany” wraz z jego nazwą, to można go podpisać!

Kliknij przycisk „Podpisz”. W ten sposób zostaniesz ponownie przekierowany do Profilu Zaufanego. W prawym górnym rogu należy kliknąć „Podpisz podpisem zaufanym”. Po wprowadzeniu hasła jednorazowego otrzymanego na swój telefon kliknij „Autoryzuj i podpisz dokument”. W ten sposób dokument zostanie przez podpisany!

Wówczas wyświetli się strona z komunikatem „Twój dokument został podpisany” i szczegółami tego podpisu (z datą i godziną jego złożenia).

Teraz można pobrać podpisany dokument na swój dysk (jeśli tego nie zrobisz i zamkniesz przeglądarkę, czynność musisz powtórzyć). Kliknij niebieski przycisk „Pobierz”.

Po zapisaniu dokumentu na dysku (jeśli nie wskazałeś, że chcesz zapisać np. na pulpicie komputera), automatycznie zostanie on zapisany na Twoim komputerze w folderze „Pobrane”.

Plik będzie w formacie .XML. Jeśli spróbujesz go otworzyć, w okienku pojawi się ciąg nieczytelnych znaków. Właśnie w ten sposób zakodowany został Twój dokument z podpisem!

Co teraz zrobić, by przesłać podpisany dokument?

Zapisany na dysku (np. na pulpicie) dokument w formacie .XML można wysłać zarówno mailem lub choćby przy pomocy komunikatora internetowego do innej osoby, np. po to, by ona go też podpisała.

Aby to zrobić należy po prostu załączyć np. do maila plik .XML, czyli Twój dokument z zakodowanym podpisem. Po otrzymaniu takiej korespondencji urząd powinien wiedzieć jak sobie poradzić z takim dokumentem. Na pewno wiedzą jak to zrobić: Ministerstwo Finansów i podległe mu służby skarbowe, czy Ministerstwo Sprawiedliwości i Krajowy Rejestr Sądowy, do których niektóre organizacje powinny wysyłać swoje sprawozdania finansowe.

Jak przeczytać podpisany przez kogoś dokument?

Co zrobić, by odczytać dokument, który ktoś inny podpisał Profilem Zaufanym przy pomocy „podpisywarki” i przysłał Ci taki dokument np. mailem?

Nie przejmuj się, że przyszedł do Ciebie plik .XML z zakodowanym w ten sposób podpisem. Tak właśnie powinno być! Jeśli spróbujesz otworzyć ten plik, zobaczysz jedynie ciąg różnych znaków. Aby go odczytać, musisz skorzystać właśnie z „podpisywarki”.

Co zrobić? Przede wszystkim zaloguj się do „Podpisywarki”. Następnie wybierz z dysku podpisany dokument z rozszerzeniem .XML.

Po wczytaniu dokumentu otrzymasz komunikat „dokument został poprawnie dodany”. Uwidocznione są tam też informacje, kto i kiedy go już podpisał.

Jeśli chcesz zobaczyć treść podpisanego dokumentu – kliknij „zobacz dokument”. Spowoduje to pobranie go w formacie, w jakim został stworzony (np. .doc, .xls czy .pdf). Możesz go w ten sposób zobaczyć.

Uwaga, nawet jeśli wprowadzisz w nim jakieś zmiany (bo np. znalazłeś literówkę) – podpisany dokument nie zostanie zmieniony. W razie konieczności poprawek, wszystkie osoby, które go wcześniej podpisały, muszą powtórzyć procedurę.

Co zrobić, by podpisać dokument, który ktoś inny już podpisał?

Jeśli dostałeś od kogoś już podpisany dokument i Ty też chcesz go podpisać, przede wszystkim zaloguj się do „podpisywarki”. Po wczytaniu dokumentu z rozszerzeniem .XML, możesz kliknąć w niebieski przycisk „Podpisz”. Zostaniesz przekierowany do Profilu Zaufanego. Wybierz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”. Potwierdź kodem autoryzującym, który dostałeś na swój telefon. Pismo podpisane!

Tak podpisany dokument (z rozszerzeniem .XML) możesz pobrać na dysk swojego komputera i w dowolny sposób (np. mailem) wysłać go do kolejnej osoby, która powinna go podpisać.

Korzystając z tego rozwiązania dokument może podpisać dowolna liczba osób.

Po zebraniu wszystkich potrzebnych podpisów, dokument (np. sprawozdanie finansowe) może zostać przesłany do odpowiedniej instytucji.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji