Porada tygodnia

Porady tygodnia

1.Dla kogo kasy rejestrujące od 1 czerwca 2019 r.

Nowe rozporządzenie, które określiło zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej na lata 2019-2021, w porównaniu z poprzednim rokiem zmniejszyło zakres zwolnień. Podatnicy, którzy nie znaleźli się w nowym wykazie, a nie mogą korzystać ze zwolnienia np. ze względu na wysokość obrotu, muszą wprowadzić kasy od 1 czerwca br. Uzyskają ulgę na jej zakup, gdy będzie to kasa online. W przypadku kas kupionych po 30 kwietnia obowiązują już nowe zasady.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, które zasadniczo zachowuje dotychczasowe zwolnienia na lata 2019-2021. Mimo wcześniejszych zapowiedzi Ministerstwa Finansów ostateczna wersja rozporządzenia jest korzystniejsza dla podatników. Zlikwidowano zwolnienia przedmiotowe dla następujących czynności:

  • transport drogowy pasażerski pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0) – dorożki, riksze,
  • usługi związane z utrzymaniem porządku w budynkach i zagospodarowywaniem terenów zieleni, z wyłączeniem usług związanych z zagospodarowywaniem terenów zieleni (PKWiU 81.30.10.0),
  • usługi w zakresie transportu osób na rzece Dunajec przez flisaków pienińskich.

Obowiązek wprowadzenia kas nastąpi od 1 czerwca 2019 r., gdy podatnicy wykonujący wymienione czynności nie będą mogli korzystać ze zwolnienia ze względu na wysokość obrotów.

W przypadku kas kupionych po 30 kwietnia br., aby uzyskać zwrot ulgi na zakup kasy, musi to być kasa online. Nadal kwota ulgi będzie wynosić 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Podatnicy mogą kupić kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, ale nie otrzymają na nie ulgi. Prawo do ulgi na kasy starego typu przysługuje tylko wtedy, gdy kasa została kupiona do końca kwietnia 2019 r.

PODSTAWA PRAWNA:

● § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących – Dz.U. z 2018 r. poz. 2519

2.Jak przygotować jednostki kadrowo-płacowe do PPK

Podmioty zatrudniające stoją przed koniecznością dostosowania procesów kadrowo-płacowych do wdrożenia i prawidłowej obsługi pracowniczego planu kapitałowego.

Polega ono na:

  • dostosowaniu programów kadrowo-płacowych – programy kadrowo-płacowe muszą uwzględniać ciążące na podmiocie zatrudniającym obowiązki związane z prawidłowym obliczaniem, potrącaniem oraz terminowym przekazywaniem wpłat do instytucji finansowej;
  • przeszkoleniu pracowników obsługujących PPK – pracownicy zajmujący się obsługą PPK powinni posiadać wiedzę niezbędną dla prawidłowego wykonywania przez podmiot zatrudniający obowiązków w ramach tego systemu, wynikających przede wszystkim:

– z prawidłowego naliczania wynagrodzeń z uwzględnieniem wpłat do PPK oraz zabezpieczania dokumentacji związanej z naliczaniem wpłat,

– z wykonywania obowiązków informacyjnych wobec osób zatrudnionych,

– ze zgłaszania do PPK osób zatrudnionych w wieku 18-54 lata, które nie złożyły deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (osoby w tym przedziale wiekowym włączane są do PPK automatycznie) oraz zgłaszania do PPK co 4 lata osób, które zrezygnowały z oszczędzania w PPK (począwszy od 2023 r.),

– z włączania do PPK osób zatrudnionych w wieku 55-69 lat, które zgłosiły zamiar oszczędzania w PPK,

– z przyjmowania od osób zatrudnionych wniosków, deklaracji i oświadczeń, o których mowa w ustawie o PPK (np. wniosek o finansowaniu wpłaty dodatkowej, deklaracja rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK) lub których składanie do podmiotu zatrudniającego będzie wynikało z umowy o zarządzanie PPK,

– z podejmowania wobec osób nowo zatrudnianych działań związanych z włączeniem ich do PPK, w tym wykonywania obowiązków związanych z transferem środków z poprzedniego PPK,

– z wykonywania obowiązków informacyjnych wobec instytucji finansowej;

  • zmianie w przepisach wewnątrzzakładowych – zasadniczo prowadzenie PPK nie wymusza zmian w regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy. Jeśli jednak podmiot zatrudniający zdecyduje o finansowaniu wpłat dodatkowych z różnicowaniem ich wysokości przy zastosowaniu innego kryterium niż staż pracy, wówczas konieczne będą odpowiednie regulacje w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania.

Porady tygodnia

1.Zakup kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii nie będzie refundowany

Kasy fiskalne on-line to urządzenia, które przesyłają dane o rejestrowanej sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zakup kas on-line będzie w części refundowany. Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe. Wprowadzenie kas on-line to kolejny krok w uszczelnieniu podatku VAT.

Kasy on-line to urządzenia, które przesyłają dane o rejestrowanej sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. System ten będzie odbierał i gromadził dane z kas w celach analitycznych i kontrolnych.

Otrzymywanie i gromadzenie danych z kas on-line pozwoli na monitorowanie bieżącej sprzedaży podatnika, będzie sprzyjać uczciwej konkurencji i pozwoli przeciwdziałać zjawisku szarej strefy.

Wprowadzenie kas to kolejny krok w uszczelnieniu podatku od towarów i usług na ostatnim etapie obrotu tj. sprzedaży detalicznej.

Wymiana kas rejestrujących na kasy on-line

Wprowadzenie kas on-line co do zasady nie nakłada obowiązku wymiany dotychczas używanych kas rejestrujących na kasy on-line. Wyjątkiem są niektóre branże, które będą musiały stosować kasy on-line, w miejsce dotychczas używanych kas rejestrujących:

  • branża paliwowa (sprzedaż paliw), usługi naprawy pojazdów i wulkanizacji – od
    1.01.2020 r.,
  • branża gastronomiczna, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, sprzedaż węgla – od 1.07.2020 r.,
  • branża budowlana, usługi fryzjerskie, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze – od 1.01.2021 r.

Pozostali podatnicy nie mają określonego terminu na wymianę dotychczas używanych kas rejestrujących.

Zakup kas on-line będzie w części refundowany. Kwota refundacji wynosi obecnie 700 zł.

Kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii

Terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii:

  • dla kas z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.,
  • dla kas z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.

Oznacza to, że kasy starego typu będą mogły być wprowadzane przez producenta do obrotu na rynek tylko do wyznaczonych terminów. Terminy te nie ograniczają możliwości stosowania tych kas przez podatników.

Podatnik może używać kas rejestrujących starego typu do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej – w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.

Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe.

Zakup kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii nie będzie refundowany.

Źródło: Ministerstwo Finansów

2.Do 31 maja oświadczenie od zatrudnionych, którzy ewidencjonują nasz obrót na kasie

Od 1 maja 2019 r. przedsiębiorca musi zapoznawać zatrudniane osoby, zanim rozpoczną u niego ewidencję na kasie, o zasadach jej prowadzenia. Następnie pracownik musi złożyć oświadczenie, że zapoznał się z tymi zasadami. W przypadku osób, które prowadziły taką ewidencję przed 1 maja br., oświadczenie trzeba pobrać do 31 maja 2019 r., wcześniej informując je o zasadach prowadzenia ewidencji. Wzór takiej informacji oraz oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas.

Każdy przedsiębiorca, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie przy pomocy zatrudnionych osób, musi przed rozpoczęciem ewidencjonowania poinformować je o podstawowych zasadach tej ewidencji i pobrać oświadczenie. Informacja obejmuje podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania (§ 6 ust. 3-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Wzór takiej informacji został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Obowiązek ten dotyczy podatników bez względu na sposób i formę powierzenia zatrudnionej osobie prowadzenia ewidencji.

Uwaga

Obowiązek informowania i pobierania oświadczeń dotyczy każdej osoby (bez względu na formę zatrudnienia), która będzie ewidencjonowała obrót na kasie.

Po zapoznaniu się z tymi informacji zatrudniona osoba, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie, którego wzór również został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Oznacza to, że oświadczenie nie może mieć dowolnej formy. Informację o zasadach ewidencji oraz oświadczenie należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla tej osoby.

Uwaga

Osoba, która rozpoczęła prowadzenie ewidencji przed 1 maja 2019 r., będzie miała obowiązek złożyć takie oświadczenie do 31 maja 2019 r. (§ 58 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

MF, uzasadniając w projekcie wprowadzenie tych obowiązków, stwierdziło, że mają one wymiar uszczelniający system VAT. Mają pełnić rolę prewencyjną w walce z szarą strefą i przeciwdziałać sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej lub wydawaniem np. paragonów kelnerskich w branży gastronomicznej. Oświadczenie stanowi narzędzie zwiększania świadomości wśród zatrudnionych osób o związanych z tym obowiązkach oraz o odpowiedzialności karnoskarbowej za ich nieprzestrzeganie.

Odebrane przez podatnika oświadczenie powinno być przechowywane w jego dokumentacji księgowej.

Podstawa prawna:

  • § 6 ust. 3-6, § 58, załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz.U. z 2019 r. poz. 816

Porady tygodnia

1.Szczególna procedura rezygnacji z funkcji członka zarządu

Ustawodawca wprowadził od 1 marca szczególną procedurę rezygnacji z funkcji członka zarządu przez jedynego członka zarządu, ostatniego członka zarządu oraz wszystkich członków zarządu równocześnie w spółce z o.o. i akcyjnej.

W związku z niejasną sytuacją prawną skutków takiej rezygnacji przyjęto tu następujące reguły:

  • rezygnujący członek zarządu składa oświadczenie o rezygnacji wszystkim wspólnikom (w dowolnej formie),
  • wraz z oświadczeniem o rezygnacji rezygnujący członek zarządu ma obowiązek zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników,
  • rezygnacja staje się skuteczna z dniem następującym po dniu, w którym miało się odbyć zwoływane zgromadzenie, bez względu, czy doszło ono do skutku.

Dzięki temu mechanizmowi wspólnicy, zawiadomieni o terminie zgromadzenia, mają szansę na podjęcie niezbędnych przygotowań, w tym na wskazanie ewentualnych kandydatów na nowego członka (bądź nowych członków) zarządu. Rozwiązanie to zabezpiecza więc interesy spółki oraz zapewnia jej ciągłość działania, jednocześnie nie ograniczając uprawnienia członka zarządu do rezygnacji z wykonywanej funkcji (art. 202 § 6 k.s.h.).

Przy tym, ponieważ zgromadzenie zwołuje się co najmniej dwa tygodnie przed jego terminem (zob. art. 238 k.s.h.), to od wysłania zaproszeń do skutecznej rezygnacji miną co najmniej dwa tygodnie.

W spółkach akcyjnych, w których funkcjonuje rada nadzorcza, rezygnację należy złożyć co do zasady radzie nadzorczej. Dopiero gdy ta nie działa, obowiązuje procedura analogiczna do opisanej dla spółek z o.o.

2.Profil Zaufany umożliwia podpisanie e-sprawozdania

Każdy kto chce wysłać dowolny dokument do urzędu, nie musi inwestować w kopertę i znaczek. Może to zrobić elektronicznie – i nie chodzi tu wcale o popularne pismo ogólne. Ministerstwo Cyfryzacji stworzyło nowe, proste rozwiązanie. Dzięki niemu można podpisać dokument Profilem Zaufanym, a później wysłać go choćby mailem. O czym mowa? O „podpisywarce”.

Profil Zaufany to darmowe narzędzie, które służy do załatwiania spraw urzędowych. Teraz zyskał jeszcze jedną funkcję – dzięki niemu można podpisać elektronicznie dowolny dokument. Jest to szczególnie ważne dla organizacji takich jak np. stowarzyszenia, czy inne organizacje pozarządowe, które do końca marca, drogą elektroniczną powinny złożyć sprawozdania finansowe.

– Dokumenty te powinni podpisać wszyscy członkowie zarządu i główny księgowy. Aby to zrobić, jeszcze niedawno, wszyscy musieli mieć płatne podpisy kwalifikowane. Dla wielu z tych organizacji to ogromne koszty– mówi minister cyfryzacji Marek Zagórski. – Teraz nie ma już takiej potrzeby. Do złożenia podpisu elektronicznego wystarczy darmowy Profil Zaufany. Dzięki „podpisywarce” jeden dokument może podpisać dowolna liczba osób – dodaje szef Ministerstwa Cyfryzacji.

„Podpisywarka” – gdzie ją znaleźć?

Aby skorzystać z tej możliwości, wystarczy wejść na portale gov.pl lub obywatel.gov.pl  i wybrać usługę „Podpisz dokument elektronicznie” – to bardziej formalna nazwa „podpisywarki”.

Aby móc skorzystać z „podpisywarki” trzeba mieć Profil Zaufany. Ma go już prawie 3,1 mln Polaków.

Jeśli nie należysz do tej grupy, sprawdź jak to zmienić.

„Podpisywarka” – jak to działa?

Kiedy znajdziesz się już w „podpisywarce” i zapoznasz się z informacją, kliknij niebieski przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument”. Po zalogowaniu się Profilem Zaufanym, możesz się zabrać za elektroniczne podpisanie dokumentu, który masz do wysłania. Ale możesz też sprawdzić, czy inne osoby prawidłowo podpisały już dokument, który wysłały Ci np. mailem, a także zobaczyć podpisane już przez nie dokumenty.

Jak podpisać dokument?

To bardzo proste. Po zalogowaniu w „podpisywarce” najpierw – z dysku na swoim komputerze – należy wybrać dokument do podpisania i kliknąć niebieski przycisk „Wybierz dokument z dysku”. Następnie należy wybrać odpowiedni plik, który chcemy podpisać. Jeśli pojawi się komunikat „dokument został poprawnie dodany” wraz z jego nazwą, to można go podpisać!

Kliknij przycisk „Podpisz”. W ten sposób zostaniesz ponownie przekierowany do Profilu Zaufanego. W prawym górnym rogu należy kliknąć „Podpisz podpisem zaufanym”. Po wprowadzeniu hasła jednorazowego otrzymanego na swój telefon kliknij „Autoryzuj i podpisz dokument”. W ten sposób dokument zostanie przez podpisany!

Wówczas wyświetli się strona z komunikatem „Twój dokument został podpisany” i szczegółami tego podpisu (z datą i godziną jego złożenia).

Teraz można pobrać podpisany dokument na swój dysk (jeśli tego nie zrobisz i zamkniesz przeglądarkę, czynność musisz powtórzyć). Kliknij niebieski przycisk „Pobierz”.

Po zapisaniu dokumentu na dysku (jeśli nie wskazałeś, że chcesz zapisać np. na pulpicie komputera), automatycznie zostanie on zapisany na Twoim komputerze w folderze „Pobrane”.

Plik będzie w formacie .XML. Jeśli spróbujesz go otworzyć, w okienku pojawi się ciąg nieczytelnych znaków. Właśnie w ten sposób zakodowany został Twój dokument z podpisem!

Co teraz zrobić, by przesłać podpisany dokument?

Zapisany na dysku (np. na pulpicie) dokument w formacie .XML można wysłać zarówno mailem lub choćby przy pomocy komunikatora internetowego do innej osoby, np. po to, by ona go też podpisała.

Aby to zrobić należy po prostu załączyć np. do maila plik .XML, czyli Twój dokument z zakodowanym podpisem. Po otrzymaniu takiej korespondencji urząd powinien wiedzieć jak sobie poradzić z takim dokumentem. Na pewno wiedzą jak to zrobić: Ministerstwo Finansów i podległe mu służby skarbowe, czy Ministerstwo Sprawiedliwości i Krajowy Rejestr Sądowy, do których niektóre organizacje powinny wysyłać swoje sprawozdania finansowe.

Jak przeczytać podpisany przez kogoś dokument?

Co zrobić, by odczytać dokument, który ktoś inny podpisał Profilem Zaufanym przy pomocy „podpisywarki” i przysłał Ci taki dokument np. mailem?

Nie przejmuj się, że przyszedł do Ciebie plik .XML z zakodowanym w ten sposób podpisem. Tak właśnie powinno być! Jeśli spróbujesz otworzyć ten plik, zobaczysz jedynie ciąg różnych znaków. Aby go odczytać, musisz skorzystać właśnie z „podpisywarki”.

Co zrobić? Przede wszystkim zaloguj się do „Podpisywarki”. Następnie wybierz z dysku podpisany dokument z rozszerzeniem .XML.

Po wczytaniu dokumentu otrzymasz komunikat „dokument został poprawnie dodany”. Uwidocznione są tam też informacje, kto i kiedy go już podpisał.

Jeśli chcesz zobaczyć treść podpisanego dokumentu – kliknij „zobacz dokument”. Spowoduje to pobranie go w formacie, w jakim został stworzony (np. .doc, .xls czy .pdf). Możesz go w ten sposób zobaczyć.

Uwaga, nawet jeśli wprowadzisz w nim jakieś zmiany (bo np. znalazłeś literówkę) – podpisany dokument nie zostanie zmieniony. W razie konieczności poprawek, wszystkie osoby, które go wcześniej podpisały, muszą powtórzyć procedurę.

Co zrobić, by podpisać dokument, który ktoś inny już podpisał?

Jeśli dostałeś od kogoś już podpisany dokument i Ty też chcesz go podpisać, przede wszystkim zaloguj się do „podpisywarki”. Po wczytaniu dokumentu z rozszerzeniem .XML, możesz kliknąć w niebieski przycisk „Podpisz”. Zostaniesz przekierowany do Profilu Zaufanego. Wybierz przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”. Potwierdź kodem autoryzującym, który dostałeś na swój telefon. Pismo podpisane!

Tak podpisany dokument (z rozszerzeniem .XML) możesz pobrać na dysk swojego komputera i w dowolny sposób (np. mailem) wysłać go do kolejnej osoby, która powinna go podpisać.

Korzystając z tego rozwiązania dokument może podpisać dowolna liczba osób.

Po zebraniu wszystkich potrzebnych podpisów, dokument (np. sprawozdanie finansowe) może zostać przesłany do odpowiedniej instytucji.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji

Porady tygodnia

1.Konieczne właściwe warunki przechowywania akt osobowych

Akta osobowe powinny być przechowywane we właściwych warunkach (§ 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Rolą pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację przechowywaną w formie papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, czy dostępem osób nieupoważnionych.
Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w pomieszczeniu, co wyklucza możliwość jej przechowywania w prowizorycznych i tymczasowych miejscach, takich jak np. kontenery czy wiaty. W pomieszczeniu powinna być zapewniona odpowiednia wilgotność, temperatura oraz zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych.
Przepisy nie definiują poszczególnych sytuacji, przed którymi pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć dokumentację. Zniszczenie dokumentacji to pozbawienie jej cech umożliwiających skorzystanie z niej – przykładem może być spalenie czy przypadkowe wrzucenie dokumentów do niszczarki. Uszkodzeniem może być “zniszczenie częściowe”, np. zalanie części dokumentacji, co może spowodować brak możliwości odtworzenia jej zapisów w części. Utrata dokumentacji może być utożsamiana z jej zagubieniem – przemijającym lub trwałym, jak również z utratą w wyniku kradzieży czy wyniesienia przez pracownika.
Odrębną kategorią zdarzeń związanych z naruszeniem bezpieczeństwa akt osobowych jest dostęp do nich przez osoby nieupoważnione. Prowadzenie akt osobowych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Tym samym niezbędne jest zapewnienie, aby czynności przetwarzania, na każdym ich etapie, były realizowane przez osoby przez pracodawcę upoważnione – w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

2.Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty zasiłków zwolnione z podatku

ZUS, a także płatnicy zasiłków będący pracodawcami czy zleceniodawcami, którzy wypłacili świadczeniobiorcom zasiłki po upływie 30 dni od daty złożenia przez nich dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do tych świadczeń, mają obowiązek wypłaty odsetek z tego tytułu. Odsetki za zwłokę należne od zasiłków uzyskanych od 1 stycznia 2019 r. są zwolnione z opodatkowania.
Płatnicy składek uprawnieni do wypłaty zasiłków (zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada danego roku co najmniej 21 ubezpieczonych), wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów. Natomiast ZUS powinien wypłacać zasiłki bieżąco po stwierdzeniu prawa do tych świadczeń. Ostatecznie płatnik zasiłku powinien dokonać jego wypłaty nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do tego świadczenia. W przypadku przekroczenia tego terminu, płatnik zasiłku dokonuje wypłaty odsetek od nieterminowo wypłaconego świadczenia bez wezwania osoby uprawnionej do zasiłku.
Odsetki należy ustalać na zasadach i w wysokości określonych w ustawie systemowej (art. 64 ustawy zasiłkowej w zw. z art. 23 ust. 1 i 1a ustawy systemowej). Wynoszą one 8% w skali roku. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł.
Odsetki należne z tytułu nieterminowej wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego są zwolnione z podatku od 1 marca 2019 r., przy czym wskazane zwolnienie należy stosować do świadczeń uzyskanych od 1 stycznia 2019 r. (art. 21 ust.1 pkt 95a ustawy o pdof w zw. z art. 25 ustawy z 31 stycznia 2019 r. o rodzicielskim świadczeniu uzupełniającym).
Dotychczas zwolnione z opodatkowania były odsetki przysługujące m.in. z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy (w tym od wynagrodzenia chorobowego), a także emerytur i rent. Nowe regulacje ujednoliciły zasady w tym zakresie.

Porady tygodnia

1.Zawarcie umowy spółki z o.o. – u notariusza, czy elektronicznie

Zawarcie umowy spółki z o.o. i następnie jej rejestracja przez internet, przez portal S24, faktycznie jest szybsze, tańsze, a często też wygodniejsze. Jednocześnie jednak ten tryb uniemożliwia dokonanie modyfikacji w umowie spółki, a także dokonanie pewnych zapisów właściwych tylko dla umowy zawieranej w tradycyjnej formie, tj. u notariusza.

Szybszy sposób zawarcia umowy spółki i jej rejestracji to niewątpliwe zalety tworzenia spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy. Wypełnienie formularza i wybór odpowiednich wariantów jest stosunkowo prosty, a koszty niskie. Z drugiej strony trzeba się liczyć z brakiem możliwości wniesienia aportów, jak i modyfikowania treści umowy według własnych potrzeb wspólników. Nie ma takich problemów i ograniczeń w przypadku zawarcia umowy spółki w sposób tradycyjny, choć tu należy liczyć się z nieco wyższymi opłatami za rejestrację spółki i za zmiany wpisów, a ponadto z kosztami sporządzenia aktów notarialnych – zarówno w przypadku zawarcia umowy spółki, jak i każdej jej zmiany. Trzeba pamiętać, że taksa notarialna będzie tym wyższa, im wyższa jest wysokość kapitału zakładowego. Przygotowanie bardziej skomplikowanej umowy spółki może się też wiązać z koniecznością skorzystania z profesjonalnej pomocy adwokata lub radcy prawnego, co oznacza dalsze koszty.

Umowa spółki zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy może być zmieniona zarówno przy wykorzystaniu wzorca uchwały w systemie teleinformatycznym, jak i w sposób tradycyjny. Nie ma takiej alternatywy w przypadku umowy zawartej w sposób tradycyjny. Tu zmiana umowy spółki wymaga podjęcia uchwały wspólników i umieszczenia jej w protokole sporządzonym przez notariusza. Umowa taka nie może być zatem modyfikowana w późniejszym czasie w systemie teleinformatycznym.

2.CIT za 2018 r. – jakie deklaracje i załączniki po raz pierwszy

Podatnicy powinni złożyć deklaracje roczne do końca trzeciego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, w którym powstał obowiązek zapłaty podatku. W przypadku podatników mających kalendarzowy rok podatkowy, ponieważ 31 marca 2019 r. przypada w niedzielę, termin ulega przesunięciu na 1 kwietnia 2019 r. W tym samym terminie złożą deklaracje roczne podatnicy CIT, którzy dokonali zmiany roku podatkowego w taki sposób, że kończy się on z końcem grudnia 2018 r.

W 2019 r. wprowadzono zmiany w deklaracjach CIT. Konieczność wprowadzenia nowych formularzy wynikała z wprowadzenia od początku 2018 r. licznych zmian w ustawie o CIT.

W rozliczeniu rocznym za 2018 r. po raz pierwszy składane będą formularze:

  • CIT/8S i CIT/8SP – w których podatnicy przedstawiają informacje o wysokości dochodu uzyskanego z działalności gospodarczej prowadzonej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia.
  • CIT/MIT – w którym podatnicy płacący minimalnego podatku dochodowego od przychodów z najmu (dzierżawy itp.) budynków wykażą m.in. dane dot. nazwy środka trwałego, jego wartości początkowej (zmiany wartości tego środka mające miejsce w ciągu roku podatkowego) i wysokość przychodów podatnika w poszczególnych miesiącach roku podatkowego.
  • CIT-8AB – zeznanie roczne PGK. W zeznaniu skonsolidowano występujące wcześniej deklaracje CIT-8A i CIT-8B w jednym formularzu.
  • CIT-PGK – załącznik do CIT-8AB, w którym spółki tworzące PGK przedstawiają informacje o wysokości dochodu przez poszczególne spółki tworzące PGK.

Porady tygodnia

1.Nowe formularze i kody ZUS

Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono zmiany w zakresie dokumentacji ZUS. Mają one związek ze zmianami przepisów w zakresie m.in. nowego sposobu rozliczania składek przez przedsiębiorców (tzw. mały ZUS), a także ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiany polegają na wprowadzeniu nowych dokumentów, modyfikacji dotychczasowych druków, a także wprowadzeniu nowych kodów używanych w formularzach ZUS.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495).

W nowym rozporządzeniu tylko część formularzy została zmieniona w stosunku do poprzednio obowiązujących wzorów. W rozporządzeniu wprowadzono zmiany w formularzach ubezpieczeniowych ZUS ZWUA, ZUS DRA, IM – informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej, IR – informacja roczna dla osoby ubezpieczonej.

Dodano też zupełnie nowe, niestosowane dotychczas, dokumenty ubezpieczeniowe:

    • ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
    • ZUS RIA – raport informacyjny,
    • ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej,
    • ZUS DRA cz. II – deklaracja rozliczeniowa cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie,
    • ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki za siebie i za inne osoby ubezpieczone.

Ponadto wprowadzono zmiany w kodach wykorzystywanych przy wypełnianiu formularzy ubezpieczeniowych. Wykaz kodów jest określony w załączniku nr 24 do rozporządzenia.

W programie Płatnik nowe oraz zmieniane dokumenty są udostępnione od 1 stycznia 2019 r. W aplikacji ePłatnik (na PUE ZUS) nowe i zmieniane formularze będą udostępniane w kolejnych transzach, przy czym:

  • od 1 stycznia 2019 r. – udostępniono zmienione formularze ZUS ZWUA i ZUS DRA,
  • od 1 lutego 2019 r. – będzie udostępniony nowy formularz ZUS RPA i zmieniona Informacja miesięczna i roczna,
  • w późniejszym terminie będą udostępnione formularze ZUS OSW i ZUS RIA.

2.Ulgi dla przedsiębiorców – sprawdź, z których możesz skorzystać

Konstytucja biznesu i ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych po wejściu w życie nowych przepisów w 2018 r. i 2019 r. przewiduje wiele ulg zarówno dla przedsiębiorców nowo zaczynających swoje biznesy lub otwierających je po kilkuletniej przerwie, jak i dla już prowadzących działalność, z której uzyskują niewysokie przychody. Te ulgi, licząc od początku startu działalności gospodarczej, to ulga na start, preferencyjne składki na ubezpieczenia, tzw. mały ZUS. Ostatnim – szczególnym rodzajem ulgi jest działalność nierejestrowa (nieewidencjonowana), która nie jest – zgodnie z prawem – działalnością gospodarczą.

Warto podkreślić, że żadna z ulg nie dotyczy składki zdrowotnej. Składkę zdrowotną należy opłacać wciąż w tej samej wysokości, przewidzianej dla wszystkich przedsiębiorców. Za 2018 r. wynosiła ona 319,94 zł miesięcznie (w 2019 r. jeszcze nie jest znana). Przypomnijmy, że składkę zdrowotną należy opłacać od każdego przychodu, a więc jeśli przedsiębiorca prowadzi kilka rodzajów działalności, wówczas opłaca jej wielokrotność.

Poniżej przedstawiamy zasady korzystania z poszczególnych ulg dla przedsiębiorców.

Działalność nierejestrowa

Przedsiębiorca, który w okresie ostatnich 5 lat nie wykonywał działalności gospodarczej, wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), nie musi zgłaszać się do CEIDG, jeśli przychód osiągnięty z działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia – 1125 zł w 2019 r. (art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców; dalej: Prawa przedsiębiorców). Nie będzie musiał też zgłaszać się do ZUS i opłacać żadnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W przypadku przekroczenia w danym miesiącu 50% minimalnego wynagrodzenia działalność uznawana będzie za działalność gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Osoba ją prowadząca musi wówczas dokonać wpisu do CEIDG (art. 5 ust. 3 Prawa przedsiębiorców). Od tego dnia też powstanie wobec takiej osoby obowiązek ubezpieczeń. W terminie 7 dni będzie musiała zgłosić się jako płatnik składek i jako osoba ubezpieczona do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego.

Z działalności nieewidencjonowanej nie mogą skorzystać wspólnicy spółek cywilnych (art. 5 ust. 5 Prawa przedsiębiorców).

WAŻNE!

Działalność nierejestrowa nie jest działalnością gospodarczą (w rozumieniu przepisów Prawa przedsiębiorców, czyli również ustawy systemowej i ustawy zdrowotnej). Osoba prowadząca tę działalność nie płaci zatem żadnych składek – ani na ubezpieczenia społeczne, ani na zdrowotne.

Działalność nierejestrowa nie jest tytułem do ubezpieczeń, zatem osoba, która podejmie inną aktywność zawodową, a która jest tytułem do ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnego, musi być zgłoszona z niego do tych ubezpieczeń. Działalność nierejestrowa nie będzie okolicznością wpływającą na obowiązek ubezpieczeń, np. zawierając umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług, prowadzący działalność nierejestrową musi zostać zgłoszony do ubezpieczeń jako zleceniobiorca na zasadach ogólnych.

WAŻNE!

Zleceniodawca, który powierzy wykonywanie umowy o świadczenie usług albo zlecenia osobie prowadzącej działalność nierejestrową, musi zgłosić ją do ubezpieczeń jako zleceniobiorcę. Umowa ta nie może być wykonywana w ramach tej działalności.

Ulga na start

Prowadzący działalność gospodarczą, który podejmuje ją po raz pierwszy albo ponownie po co najmniej 5 latach od dnia ostatniego zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej (nie dotyczy działalności nierejestrowej, która nie jest działalnością gospodarczą), może przez 6 pełnych (kalendarzowych) miesięcy nie płacić składek na ubezpieczenia społeczne (art. 18 Prawa przedsiębiorców).

Kolejnym warunkiem jest niewykonywanie działalności na rzecz byłego pracodawcy, dla którego przed rozpoczęciem działalności (w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym) przedsiębiorca wykonywał czynności, które obecnie wykonuje w ramach działalności.

W przeciwieństwie do działalności nierejestrowej, z ulgi na start może skorzystać także wspólnik spółki cywilnej. W okresie ulgi na start opłaca się składkę zdrowotną w pełnej wysokości.

Porady tygodnia

1.Informacje o kontroli zwolnień są dobrowolne

Absencja chorobowa w pracy od kilku lat utrzymuje się na wysokim poziomie. W 2018 roku wystawiono ponad 21,5 mln zwolnień lekarskich, o 0,1 mln więcej niż w 2017 roku. Od początku roku ZUS kieruje do pracodawców pisma, w których prosi o przeprowadzanie przez nich kontroli zwolnień lekarskich i przekazywanie tych informacji. Wzbudza to sporo kontrowersji. Konfederacja Lewiatan uzyskała jednak zapewnienie ZUS, że przekazywanie informacji o przeprowadzonych kontrolach ma charakter dobrowolny, a celem inicjatywy jest tylko ograniczenie absencji chorobowych.
W odpowiedzi przekazanej Konfederacji Lewiatan Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazuje m.in., iż przekazywanie informacji o przeprowadzonych kontrolach ma charakter dobrowolny. Informacja taka może być przekazywana do ZUS, w miesiącach, w których kontrole były przez płatnika składek przeprowadzone. Jeśli płatnik składek nie przeprowadzał kontroli, nie ma potrzeby przekazywania informacji. Udział w tym projekcie ma charakter dobrowolny.
ZUS wyjaśnił również, że inicjatywa ma na celu wyłącznie ograniczenie absencji chorobowych, tym bardziej, iż w ostatnim roku wzrost wydatków z tego tytułu dotknął bardziej pracodawców niż Fundusz Ubezpieczeń Społecznych.

– Kwestia absencji chorobowych i eliminowania wszelkich w tym zakresie nieprawidłowości ma istotne znaczenie dla pracodawców. Niemniej jednak jakiekolwiek działania nie mogą prowadzić do zwiększania zakresu obowiązków pracodawców. Kwestie weryfikacji wykorzystywania zwolnień, możliwości poprawy współpracy, wsparcia pracodawców będą przedmiotem dalszych rozmów z przedstawicielami ZUS – mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.

2.Kiedy upominki dla kontrahentów w koszty

Podatnik może zaliczyć do kosztów wydatki ponoszone na zakup drobnych upominków takich jak notesy czy zestawy ołówków dla kontrahentów, jeżeli są one związane z jego reklamą. Z tego powodu zalecane jest ich opatrzenie logo podatnika. Tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 11 grudnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.450.2018.1.BS.

MF: stwierdzić należy, że wymienione przez Spółkę Upominki przekazywane uczestnikom podczas wskazanych we wniosku Spotkań, które opatrzone są logo Wnioskodawcy mogą być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Natomiast wymienione przez Wnioskodawcę Upominki przekazywane uczestnikom, nieopatrzone logo Spółki stanowią wydatki na reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zatem są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Wskazać należy, że charakter tych wydatków bezsprzecznie świadczy bowiem o zamiarze kreowania lepszego postrzegania Wnioskodawcy przez uczestników organizowanych Spotkań, działania takie mają więc na celu ułatwienie nawiązywania i podtrzymania kontaktów handlowych, także poprzez budowanie osobistych relacji, a ich zasadniczym celem jest kształtowanie wizerunku przedsiębiorcy jako zasobnego, godnego zaufania partnera biznesowego.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy koszty Upominków poniesione przez Wnioskodawcę w 2017 oraz 2018 roku w związku z organizacją Spotkań, o których mowa we wniosku, stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów, w przypadku gdy:

  • opatrzone są logo Wnioskodawcy – jest prawidłowe,
  • nie są opatrzone logo Wnioskodawcy – jest nieprawidłowe.

Organy podatkowe konsekwentnie stoją na stanowisku, że jeżeli na upominku dla kontrahentów (klientów) jest firmowy znak, to wydatek ten można uznać za wydatek o charakterze reklamowym. Gdy go zabraknie, jest to wydatek reprezentacyjny. Rozróżnienie to ma zasadnicze znaczenie dla celów podatkowych, bo wydatki na reklamę można odliczać od przychodu, a na reprezentację nie (por. art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof). Stanowisko organów podatkowych potwierdzają również sądy administracyjne (por. wyrok NSA z 9 listopada 2016 r., sygn. akt II FSK 2293/16).

Porady tygodnia

1.Ulga termomodernizacyjna – co uwzględniać w odliczeniach

W rozliczeniach za 2019 roku będzie można odliczać do 23 proc. wydatków na termomodernizację. Ulga termomodernizacyjna obejmie wydatki na materiały budowlane, urządzenia i usługi związane z realizacją przedsięwzięć termomodernizacyjnych, zrealizowanych w ciągu 3 lat.

Z ulgi skorzystać mogą:

  • podatnicy PIT (rozliczający PIT według skali podatkowej i 19% stawki podatku – tzw. podatek liniowy)
  • właściciele lub współwłaściciele budynku mieszkalnego jednorodzinnego, w którym było lub jest realizowane przedsięwzięcie termomodernizacyjne
  • podatnicy płacący ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (zarówno od przychodów z działalności gospodarczej jak i z najmu, dzierżawy lub innych podobnych umów)
  • osoby fizyczne opodatkowane PIT lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych uzyskujące przychody ze sprzedaży produktów przetworzonych z własnej uprawy, hodowli lub chowu

Maksymalnie będzie można odliczyć 23 proc. wydatków, nie więcej jednak niż 53 tys. zł.

Już dziś warto sprawdzić, jakie materiały budowlane, urządzenia oraz usługi związane z realizacją przedsięwzięć termomodernizacyjnych mogą być uwzględnione w odliczeniach. Rozporządzenie Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 21 grudnia 2018 r. wyszczególnia:

MATERIAŁY BUDOWLANE I URZĄDZENIA
1) materiały budowlane wykorzystywane do docieplenia przegród budowlanych, płyt balkonowych oraz fundamentów wchodzące w skład systemów dociepleń lub wykorzystywane do zabezpieczenia przed zawilgoceniem;
2) węzeł cieplny wraz z programatorem temperatury;
3) kocioł gazowy kondensacyjny wraz ze sterowaniem, armaturą zabezpieczającą i regulującą oraz układem doprowadzenia powietrza i odprowadzenia spalin;
4) kocioł olejowy kondensacyjny wraz ze sterowaniem, armaturą zabezpieczającą i regulującą oraz układem doprowadzenia powietrza i odprowadzenia spalin;
5) zbiornik na gaz lub zbiornik na olej;
6) kocioł na paliwo stałe spełniający co najmniej wymagania określone w rozporządzeniu Komisji (UE) 2015/1189 z dnia
28 kwietnia 2015 r. w sprawie wykonania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/125/WE w odniesieniu do wymogów dotyczących ekoprojektu dla kotłów na paliwa stałe (Dz. Urz. UE L 193 z 21.07.2015, s. 100);
7) przyłącze do sieci ciepłowniczej lub gazowej;
8) materiały budowlane wchodzące w skład instalacji ogrzewczej;
9) materiały budowlane wchodzące w skład instalacji przygotowania ciepłej wody użytkowej;
10) materiały budowlane wchodzące w skład systemu ogrzewania elektrycznego;
11) pompa ciepła wraz z osprzętem;
12) kolektor słoneczny wraz z osprzętem;
13) ogniwo fotowoltaiczne wraz z osprzętem;
14) stolarka okienna i drzwiowa, w tym okna, okna połaciowe wraz z systemami montażowymi, drzwi balkonowe, bramy garażowe, powierzchnie przezroczyste nieotwieralne;
15) materiały budowlane składające się na system wentylacji mechanicznej wraz z odzyskiem ciepła lub odzyskiem ciepła i chłodu.

USŁUGI
1) wykonanie audytu energetycznego budynku przed realizacją przedsięwzięcia termomodernizacyjnego;
2) wykonanie analizy termograficznej budynku;
3) wykonanie dokumentacji projektowej związanej z pracami termomodernizacyjnymi;
4) wykonanie ekspertyzy ornitologicznej i chiropterologicznej;
5) docieplenie przegród budowlanych lub płyt balkonowych lub fundamentów;
6) wymiana stolarki zewnętrznej np.: okien, okien połaciowych, drzwi balkonowych, drzwi zewnętrznych, bram garażowych, powierzchni przezroczystych nieotwieralnych;
7) wymiana elementów istniejącej instalacji ogrzewczej lub instalacji przygotowania ciepłej wody użytkowej lub wykonanie nowej instalacji wewnętrznej ogrzewania lub instalacji przygotowania ciepłej wody użytkowej;
8) montaż kotła gazowego kondensacyjnego;
9) montaż kotła olejowego kondensacyjnego;
10) montaż pompy ciepła;
11) montaż kolektora słonecznego;
12) montaż systemu wentylacji mechanicznej z odzyskiem ciepła z powietrza wywiewanego;
13) montaż instalacji fotowoltaicznej;
14) uruchomienie i regulacja źródła ciepła oraz analiza spalin;
15) regulacja i równoważenie hydrauliczne instalacji;
16) demontaż źródła ciepła na paliwo stałe.

Źródło: Związek Rzemiosła Polskiego

2.Rozliczenie wpłat na PFRON w formie elektronicznej

Pracodawca, który złożył w 2018 r. co najmniej jedną deklarację (DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-II-a, DEK-II-b, DEK-II-u, DEK-W), powinien złożyć deklarację roczną DEK-R. W przypadku pracodawcy, który złożył co najmniej jedną informację miesięczną (INF-1), powstanie obowiązek złożenia informacji rocznej INF-2. Natomiast pracodawca, który w ciągu roku złożył zarówno deklaracje jak i informacje powinien złożyć dwa dokumenty roczne (DEK-R i INF-2).

Pracodawca składa za 2018 r. rozliczenie wpłat na PFRON (DEK-R) lub informację o niepodleganiu obowiązkowi wpłat na PFRON (INF-2), co do zasady, w formie dokumentu elektronicznego przez system e-PFRON2. Aby wywołać formatkę dokumentu rocznego w systemie e-PFRON2, po zalogowaniu należy wejść w zakładkę „Formularze”, podać rodzaj dokumentu (Roczny), podać okres sprawozdawczy, a następnie wybrać odpowiedni typ dokumentu rocznego (DEK-R lub INF-2).

DEK-R

Aby poprawnie zaznaczyć obowiązki sprawozdawcze na formularzu deklaracji rocznej DEK-R należy wypełnić dla każdego miesiąca tylko jedną pozycję w bloku „Deklaracje miesięcznych wpłat” oraz co najmniej jedną pozycję w bloku „Deklaracje wpłat” (kolumny DEK-II-a, DEK-II-b, DEK-II-u, DEK-W, Nie dotyczy). Pozycję „Nie dotyczy” zaznacza pracodawca, który nie składał deklaracji z uwagi na to, że nie podlegał obowiązkowi wpłat wykazywanych w deklaracjach DEK-II-a, DEK-II-b, DEK-II-u , DEK-W.

INF-2

Aby poprawnie wypełnić blok C „Składanie informacji za poszczególne miesiące” na formularzu informacji rocznej INF-2 należy wypełnić dla każdego miesiąca tylko jedną pozycję.

W przypadku, kiedy pracodawca w jakimś miesiącu danego roku nie zatrudniał 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (np. nie prowadził działalności) – należy w dokumencie rocznym zaznaczyć pole „niepodleganie obowiązkowi wpłat” i wpisać odpowiednią informację w bloku „Uwagi”.
Termin składania dokumentów za 2018 r. upływa 21 stycznia 2019 r.

Porady tygodnia

1.Od 2019 r. przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z nowej ulgi

Od 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z nowej ulgi, tzw. małego ZUS; osoby które prowadzą działalność na niewielką skalę, będą mogły opłacać składki na ubezpieczenia społeczne w niższej wysokości – przypomina Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa dolnośląskiego Iwona Kowalska-Matis przypomniała w wydanym komunikacie, że z nowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie można skorzystać nie wcześniej niż po ustaniu “preferencyjnych składek”. “Jeśli ktoś opłacał składki preferencyjne to nie może skorzystać z małego ZUS-u. Co jest logiczne, bo również przy małej działalności najniższa podstawa ustalona w stosunku do przychodów z poprzedniego roku nie może być niższa niż 30 proc. minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w styczniu danego roku” – wskazała.

Co dla przedsiębiorcy oznacza mały ZUS? Kowalska-Matis wyjaśnia, że przedsiębiorca, którego przychody za ubiegły rok z działalności gospodarczej, prowadzonej przez cały ten rok, nie przekroczą trzydziestokrotności minimalnego wynagrodzenia (w 2018 r. jest to 63 tys. zł) będzie mógł opłacać obniżone – proporcjonalnie do przychodu składki na ubezpieczenia społeczne.

“Mały ZUS dotyczy tylko składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe). Nie obejmuje składki zdrowotnej, którą trzeba będzie opłacać w pełnej wysokości. Jeśli w poprzednim roku przedsiębiorca nie prowadził działalności przez cały rok (np. zawiesił ją albo zamknął i ponownie rozpoczął), przy obliczaniu progu przychodu musi zastosować proporcję” – wytłumaczyła rzecznik.

Z małego ZUS może skorzystać osoba, która:

  • jest przedsiębiorcą zarejestrowanym w CEIDG (również wspólnikiem spółki cywilnej);
  • w poprzednim roku kalendarzowym nie miały do niej zastosowania przepisy dotyczące zryczałtowanego podatku dochodowego w formie karty podatkowej i nie korzystała ze zwolnienia sprzedaży od podatku od towarów i usług;
  • przychody, które osiągnęła z działalności gospodarczej za ubiegły rok kalendarzowy nie przekroczą progu uprawniającego do korzystania z ulgi;
  • nie spełnia warunków do płacenia preferencyjnych składek na ubezpieczenia społeczne (od podstawy wynoszącej 30 proc. minimalnego wynagrodzenia);
  • prowadziła działalność gospodarczą przez co najmniej 60 dni w poprzednim roku kalendarzowym;
  • nie wykorzystała 36-miesięcznego limitu (w ciągu 60 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej) korzystania z małego ZUS;
  • nie wykonuje działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, dla którego przed dniem jej rozpoczęcia wykonywała (w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy) w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym czynności wchodzące w zakres działalności.

Kowalska-Matis zwróciła uwagę, że z małego ZUS nie będą mogli skorzystać przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku prowadzili także inną pozarolniczą działalność jako:

  • twórcy, artyści;
  • osoby wykonujące wolny zawód;
  • wspólnicy spółek jawnej, komandytowej, partnerskiej albo jednoosobowej spółki z o.o.;
  • osoby prowadzące publiczną lub niepubliczną szkołę, inną formę wychowania przedszkolnego, placówkę lub ich zespół.

ZUS przypomina, że z małego ZUS będzie można korzystać przez 36 miesięcy kalendarzowych w ciągu 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. “Osoba, która spełnia warunki ustawowe i chce opłacać składki na nowych zasadach, zobowiązana jest złożyć w terminie 7 dni dokumenty ZUS ZUA/ZUS ZZA z odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia. Przedsiębiorca będzie mógł zrezygnować z tego uprawnienia w każdym czasie, a więc także od dnia nabycia do niego prawa. Rezygnacja będzie nieodwołalna. Tym samym do końca roku kalendarzowego przedsiębiorca będzie zobowiązany ustalać podstawę wymiaru składek zgodnie z art. 18 ust. 8 ustawy o sus (systemie ubezpieczeń społecznych), czyli od kwoty nie niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego ustalonej na dany rok” – wyjaśniła rzecznik.
Dodała, że za rezygnację z małego ZUS uważane będzie również niedokonanie przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą zgłoszenia z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia od dnia zaistnienia zmiany, w terminie 7 dni zgodnie z art 36 ust. 13 i 14 ustawy o sus, niezależnie czy podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu czy tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Przedstawicielka ZUS wyjaśniła, że dniem zaistnienia zmiany jest odpowiednio: pierwszy stycznia danego roku kalendarzowego, pierwszy dzień rozpoczęcia lub wznowienia działalności w danym roku kalendarzowym, pierwszy dzień spełniania warunków do ustalania podstawy wymiaru składek zgodnie z art. 18c ust. 1-3 ustawy o sus (np. pierwszy dzień zaprzestania wykonywania działalności na rzecz byłego pracodawcy, czy też pierwszy dzień zaprzestania korzystania z ‘preferencyjnych składek’).
“Nie jest możliwy powrót do korzystania z małego ZUS przez osobę, która korzystała z tej ulgi, a następnie złożyła dokumenty z innym niż przewidziany dla małego ZUS kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od 05” – zaznaczyła Kowalska-Matis.
Rzeczniczka zwróciła ponadto uwagę, że przedsiębiorca, który dopiero rozpoczął działalność, nie będzie mógł od razu skorzystać z małego ZUS, ponieważ warunkiem płacenia niższych składek jest prowadzenie działalności gospodarczej przynajmniej przez 60 dni w poprzednim roku. “Po rozpoczęciu działalności może jednak skorzystać z innych ulg – ulgi na start i/lub preferencyjnych składek ZUS. Korzystanie z nich wiąże się z mniejszą liczbą formalności” – przypomniała.

2.Odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych w 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. podniesiony zostanie limit, w którym mogą być zaliczane do kosztów odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych. Będzie wynosił on 150 000 zł (art. 23 ust. 1 pkt 4 updof). Do końca 2018 r. limit ten wynosi równowartość 20 000 euro.
Tak jak dotychczas podatnik w ewidencji środków trwałych będzie naliczał odpisy amortyzacyjne od całej wartości samochodu. W przypadku gdy wartość samochodu przekroczy 150 000 zł, do kosztów zaliczy tylko część odpisu amortyzacyjnego.

Przykład

Podatnik w styczniu 2019 r. kupił samochód osobowy o wartości początkowej 180 000 zł. W takim przypadku:

  • miesięczny odpis amortyzacyjny dokonany metodą liniową wynosi 3000 zł (180 000 x 20% : 12)
  • miesięczny odpis amortyzacyjny stanowiący dla podatnika koszt uzyskania przychodu wynosi 2500 zł (150 000 zł x 20% : 12)
  • miesięczny odpis amortyzacyjny niestanowiący dla podatnika kosztu uzyskania przychodu wynosi 500 zł (3000 zł – 2500 zł).
    Podwyższone limity dotyczą nie tylko samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych od 1 stycznia 2019 r., ale również przed tym dniem. Ustawodawca nie przewidział bowiem w tym zakresie żadnych przepisów przejściowych.

Przykład

Podatnik kupił w 2017 r. samochód osobowy o wartości początkowej 250 000 zł. Do końca 2018 r. przy zaliczaniu do kosztów odpisów amortyzacyjnych od tego samochodu stosował limit 20 000 euro. Od 1 stycznia 2019 r. stosuje limit 150 000 zł.

WAŻNE!

Podatnicy, których głównym przedmiotem działalności jest oddawanie samochodów w leasing, najem, dzierżawę, nie muszą stosować ograniczenia w zaliczaniu do kosztów odpisów amortyzacyjnych od samochodów osobowych oddawanych w leasing, najem i dzierżawę (art. 23 ust. 5b updof).

Porady tygodnia

1.Dla kogo mały ZUS od 2019 r.

Począwszy od 1 stycznia 2019 r., przedsiębiorcy będą mogli opłacać niższe składki ZUS, które będą uzależnione od osiągniętych przychodów. Z nowych preferencji będą mogły skorzystać osoby prowadzące jednoosobowo pozarolniczą działalność gospodarczą (oraz osoby z nimi współpracujące), które spełnią określone warunki. Natomiast nie będą mogli z nich skorzystać np. wspólnicy spółek osobowych.
Zgodnie z ustawą z 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę, przedsiębiorcy o niskich przychodach nie będą mieli obowiązku opłacania składek na zasadach ogólnych, tj. od kwoty 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. W przypadku przedsiębiorców o niskich przychodach podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie zależeć od osiągniętego przez nich w poprzednim roku przychodu.
Z preferencji w postaci opłacania składek w wysokości zależnej od przychodu będą mogły skorzystać wyłącznie:

  • osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą w rozumieniu art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej “ustawa systemowa”) oraz
  • osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność.

Osoby te będą mogły skorzystać z tej preferencji pod warunkiem m.in., że:

  • roczna kwota osiągniętych przez nich przychodów w roku poprzednim nie przekroczy 30-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu tego roku,
  • prowadziły działalność gospodarczą w roku poprzednim co najmniej przez 60 dni kalendarzowych.

Z nowej ulgi skorzystają nie tylko początkujący przedsiębiorcy, ale też ci, którzy już od dawna prowadzą działalność. Przedsiębiorcy, którzy prowadzili działalność przez cały ubiegły rok, będą mieli prawo do ulgi w płaceniu składek, jeżeli roczna kwota osiągniętych przez nich w roku ubiegłym przychodów nie przekroczy 30-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w grudniu tego roku. W 2019 r. przedsiębiorca zapłaci więc składki według zasad preferencyjnych, jeżeli jego roczne przychody z działalności nie przekroczyły w 2018 r. kwoty 63 000 zł (2100 zł, tj. minimalna płaca za 2018 r. x 30).

2.Przechowywanie sprawozdań finansowych przez 5 lat

Od 1 stycznia 2019 r. skrócono z trwałego przechowywania do 5 lat okres obowiązkowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych.
Roczne sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Przykładowo, sprawozdanie finansowe za 2018 r. należy przechowywać do końca 2024 r.
Skutkiem wprowadzonych 1 stycznia 2019 r. przepisów jest możliwość zlikwidowania w 2019 r. przez jednostkę zatwierdzonych w 2013 r. (i wcześniej) sprawozdań finansowych.
Ponieważ to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, to w jego gestii jest podjęcie ewentualnej decyzji o likwidacji sprawozdań finansowych, gdy upłynął termin ich przechowywania. On też powinien podjąć decyzję o sposobie ich zniszczenia. Przeprowadzoną likwidację wskazane jest udokumentować protokołem zawierającym szczegółowy opis niszczonych dokumentów oraz podpisy osób odpowiedzialnych za ich likwidację.