1.Konieczne właściwe warunki przechowywania akt osobowych
Akta osobowe powinny być przechowywane we właściwych warunkach (§ 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Rolą pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację przechowywaną w formie papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, czy dostępem osób nieupoważnionych.
Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji w pomieszczeniu, co wyklucza możliwość jej przechowywania w prowizorycznych i tymczasowych miejscach, takich jak np. kontenery czy wiaty. W pomieszczeniu powinna być zapewniona odpowiednia wilgotność, temperatura oraz zabezpieczenia przed dostępem osób niepowołanych.
Przepisy nie definiują poszczególnych sytuacji, przed którymi pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć dokumentację. Zniszczenie dokumentacji to pozbawienie jej cech umożliwiających skorzystanie z niej – przykładem może być spalenie czy przypadkowe wrzucenie dokumentów do niszczarki. Uszkodzeniem może być “zniszczenie częściowe”, np. zalanie części dokumentacji, co może spowodować brak możliwości odtworzenia jej zapisów w części. Utrata dokumentacji może być utożsamiana z jej zagubieniem – przemijającym lub trwałym, jak również z utratą w wyniku kradzieży czy wyniesienia przez pracownika.
Odrębną kategorią zdarzeń związanych z naruszeniem bezpieczeństwa akt osobowych jest dostęp do nich przez osoby nieupoważnione. Prowadzenie akt osobowych wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Tym samym niezbędne jest zapewnienie, aby czynności przetwarzania, na każdym ich etapie, były realizowane przez osoby przez pracodawcę upoważnione – w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.
2.Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty zasiłków zwolnione z podatku
ZUS, a także płatnicy zasiłków będący pracodawcami czy zleceniodawcami, którzy wypłacili świadczeniobiorcom zasiłki po upływie 30 dni od daty złożenia przez nich dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do tych świadczeń, mają obowiązek wypłaty odsetek z tego tytułu. Odsetki za zwłokę należne od zasiłków uzyskanych od 1 stycznia 2019 r. są zwolnione z opodatkowania.
Płatnicy składek uprawnieni do wypłaty zasiłków (zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada danego roku co najmniej 21 ubezpieczonych), wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów. Natomiast ZUS powinien wypłacać zasiłki bieżąco po stwierdzeniu prawa do tych świadczeń. Ostatecznie płatnik zasiłku powinien dokonać jego wypłaty nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do tego świadczenia. W przypadku przekroczenia tego terminu, płatnik zasiłku dokonuje wypłaty odsetek od nieterminowo wypłaconego świadczenia bez wezwania osoby uprawnionej do zasiłku.
Odsetki należy ustalać na zasadach i w wysokości określonych w ustawie systemowej (art. 64 ustawy zasiłkowej w zw. z art. 23 ust. 1 i 1a ustawy systemowej). Wynoszą one 8% w skali roku. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł.
Odsetki należne z tytułu nieterminowej wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego są zwolnione z podatku od 1 marca 2019 r., przy czym wskazane zwolnienie należy stosować do świadczeń uzyskanych od 1 stycznia 2019 r. (art. 21 ust.1 pkt 95a ustawy o pdof w zw. z art. 25 ustawy z 31 stycznia 2019 r. o rodzicielskim świadczeniu uzupełniającym).
Dotychczas zwolnione z opodatkowania były odsetki przysługujące m.in. z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy (w tym od wynagrodzenia chorobowego), a także emerytur i rent. Nowe regulacje ujednoliciły zasady w tym zakresie.